Stappen jaarovergang zonder koppeling

Ieder nieuw schooljaar worden leerlingen in andere groepen geplaatst en worden docenten aan andere groepen gekoppeld.

Als jouw school gebruikt maakt van een koppeling tussen het schooladministratiesysteem en het AMN programma wordt het koppelen aan de nieuwe groepen geregeld in het schooladministratiesysteem. De koppeling zorgt ervoor dat de gewijzigde gegevens doorgevoerd worden in het AMN programma. Afhankelijk van de koppelingsafspraken worden leerling- en docentgegevens of alleen de leerlinggegevens doorgevoerd.

Maakt uw school geen gebruik van een automatische koppeling volg dan de onderstaande stappen om het proces gestructureerd aan te pakken.

Stap 1

Importbestand

Je hebt nodig:

• een importbestand om de gewijzigde leerlinggegevens te importeren;

• een importbestand om de gewijzigde docentgegevens te importeren.

Beide bestanden kunnen gemaakt worden door een export te maken vanuit een schooladministratiesysteem. Inleesbestanden kunnen een excelbestand (xlsx) of een comma-gescheiden bestand (csv) zijn.

Vraag de applicatiebeheerder van je (school)administratiesysteem om de exportbestanden te maken.

Lees Importbestand maken voor uitleg over het maken van een importbestand met deelnemersgegevens.

Importbestand maken

Velden gegevens deelnemers

Lees Importbestand personeel maken voor uitleg over het maken van een importbestand met personeelsgegevens.

Inleesbestand personeel maken

Velden gegevens personeel

Stap 2

Oude groepen verwijderen

Je verwijdert alle oude groepen. Deze stap kan uitgevoerd worden door iedereen die applicatiebeheerdersrechten heeft in het AMN programma. Als je groepen wist, verwijder je alleen groepen uit het systeem. Deelnemersgegevens verwijderd zo nooit verwijderd.

Map met groepen of alle groepen verwijderen

Stap 3

Gegevens importeren

Importeer de gegevens van alle deelnemers voor het nieuwe schooljaar.

Denk eraan de namen van de groepen/klassen op te nemen in dit bestand.

Inlezen deelnemers

Stap 4

Docenten en mentoren opnieuw aan groepen koppelen.

Met het wissen van alle groepen in Stap 2 zijn ook voor docenten en mentoren de koppeling met de groepen gewist. Deze stap kan uitgevoerd worden door iedereen die applicatiebeheerdersrechten heeft in het AMN programma.

Docenten koppelen aan groepen kan op twee manieren uitgevoerd worden:

1 Gebruik de docentplanner

Medewerker koppelen aan groep, jaar/ cohort

2 Maak een inleesbestand voor het koppelen van groepen

Gegevens personeel inlezen

Stap 5

Verwijder mentoren die niet meer aan de school verbonden zijn

Personeel verwijderen